منظمة الحريات
الحرية والكرامة لهيئة كتابة الضبط
بحـث
 
 

نتائج البحث
 


Rechercher بحث متقدم

المواضيع الأخيرة
أكتوبر 2014
الإثنينالثلاثاءالأربعاءالخميسالجمعةالسبتالأحد
  12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  

اليومية اليومية

التبادل الاعلاني

انشاء منتدى مجاني




تقنية تحرير المراسلات الإدارية/القسم الأول:مميزات الأسلوب الإداري

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

تقنية تحرير المراسلات الإدارية/القسم الأول:مميزات الأسلوب الإداري

مُساهمة  Admin في الثلاثاء أغسطس 21, 2012 11:07 pm

التصميم المنهجي للموضوع:
الباب الأول : خصائص المكتوب الإداري
1- احترام التسلسل الإداري
2- روح المسؤولية
3- الموضوعية
4- المجاملة
5- الحذر
6- الدقة والصحة
7- الوضوح، الإيجاز، والفعالية
8- التجانس
الباب الثاني : الصيغ الخاصة بالتعبير الإداري
1- صيغ النداء
2- صيغ البدء
3- صيغ العرض والمناقشة
4- الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة
5- صيغ السرد
6- صيغ توضيح الفكرة أو تقديم وجهة النظر
7- صيغ الاختتام (الخاتمة)
الباب الثالث : تهيئ التحرير
أ‌- معرفة الموضوع
ب‌- وضع التصميم
1- المقدمة
2- العرض
3- الخاتمة
*******************************************************
يشعر المرء عند قراءة الوثائق الإدارية بغض النظر عن مؤلفيها وكذا عن طبيعتها أن هناك وحدة في التعبير وتجانسا في الأسلوب يميزها عن المراسلة الخاصة والتجارية وعن النصوص الأدبية ويدل على أن للإدارة أسلوبا خاصا بها يعطي صبغة رسمية لكتاباتها الإدارية.

لماذا تستعمل الإدارة أسلوبا خاصا بها ؟

في الواقع، كان من الـواجب أن يحرر الجميع بنفس أسلوب الإدارة، لأنها لا تستعمل إلا صيغـا صحيحة نحويا واصطلاحيا، كما أنها تعبر بكيفية واضحة ودقيقة.

غير أن بعض الاعتبـارات العامة- كطبيعة الإدارة وطبيعة مهمتها، وبعض الاعتبارات العملية- كالنصوص الإدارية التي هي وسائل العمل أدت إلى وضع بعض قواعد التحرير، وتحديد بعض الخاصيات التي نجدها على مستوى التعبير بواسطة صيغ وتعابير متداولة، وهكذا فإن للإدارة أسلوبا خاصا بها، وذلك لعدة أسباب :
- لأنها منبثقة عن الدولة التي تعتبر في المجتمع الشخصية المعنوية العليا المكلفة بتمثيل الأمة والسهر على الصالح العام، وتكتسي بذلك صفات أو خاصيات السلطة العمومية.

فهي تـأبى إلا أن تتحمل هذه المسؤولية تجاه مصالح الأفراد وانشغالاتهم ويتجلى هذا الموقف في "الصيغة الرسمية" وفي أسلوبها اللبق.

لا تجاوز في التعبير، ولا غموض في الألفاظ ولا إفراط في الكلام. فعليها أن تعزز سلطة الدولة واستمراريتها.

كما أنها تتميز ببنية معقدة ولكنها مشبعة بنفس الروح، روح المصلحة العامة ولهذا يجب أن تبرهن عن فعاليتها وتعبر بوضوح وبكيفية مفهومة لدى الجميع. على أنه رغم حرصها على الدقة في الأسلوب تجتنب التعابير المعقدة والصيغ الفخمة أو الركيكة وتسعى إلى استعمال أسلوب واضح وبسيط.


البـاب الأول :
خصائص المكتوب الإداري

وبناء على الأسباب السالفة الذكر فإن المكتوب الإداري يتميز بالخصائص التالية :
19- احترام التسلسل الإداري
20- روح المسؤولية
21- الموضوعية
22- المجاملة
23- الحذر
24- الدقة، الصحة، الوضوح والإيجاز
25- الفعالية
26- تجانس الأسلوب

وفي ما يلي نتناول بالتفصيل دراسة هذه الخصائص :

1- احترام التسلسل الإداري :

تشكل الإدارة بنية هرمية واسعة ومنظمة تسلسليا، من قاعدة هذا الهرم إلى الوزير الذي هو السلطة العليا في الوزارة توجد مجموعة معقدة من العلاقات التسلسلية. ويقوم أيضا من الوزير إلى رئيس الدولة تسلسل بين المؤسسات السياسية. نجد إذن داخل الإدارة :

- سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل
- مرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى

ينتج عن احترام التسلسل الإداري انضباط تعم بدونه الفوضى المطلقة في المصالح الإدارية، وتعبر الكتابات الإدارية باستمرار عن هذا الاحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة.

إن ذوي الخبرة يعـرفون علامات الاحترام الضرورية للمحافظة على التسلسل بين أعوان الإدارة، كذلك أن بعض التعابير وبعض المصطلحات لا تستعمل إلا إذا كاتب الرئيس مرؤوسيه بينما تخصص الأخرى منها عند مكاتبة المرؤوس رئيسه، كما تستعمل تعابير خاصة في حالة ما إذا تكاتب موظفان متساويان أو في حالة تواضع الرئيس أمام مرؤوسيه، فهكذا يكاتب الرئيس مرؤوسيه :

- يشرفني أن أطلب منكم حضور الاجتماع الذي سينعقد بمقر الوزارة.
- يشرفني أن أحيطكم علما ...
- أطلب منكم تسوية هذه القضية في أقرب الآجال.
- أطلب منكم أن تتسموا بروح المبادرة في المستقبل.
- أرجوكم السهر على تنفيذ هذه المهمة.
- أرجوكم أن تولوا اهتماما بالغا إلى إنجاز هذا المشروع.
- آمركم من الآن فصاعدا بالالتحاق بعملكم على الساعة السابعة والنصف.

وعند مكاتبة المرؤوس رئيسه يقول :

- يشرفني أن أقدم لكم بيانا عن نتائج مهمتي.
- يشرفني أن اعرض عليكم أسباب .........
- يشرفني آن ألتمس منكم الإذن ............
- إني لممنون لكم عن الاهتمام الذي تولونه لطلبي
- يشرفني أن أوافيكم رفقته بالتقرير ...........
- اقترح التعديل الآتي للمشروع الذي يخص ....

ومن أمثلة التعابير المستعملة بين الموظفين المتساوين :
- يشرفني أن أخبركم ................
- يشرفني أن أحيطكم علما ..........
- يشرفني أن أطلب منكم قبول ......
- يشرفني أن أوافيكم ...............
- يشرفني أن أوجه إليكم ...........
- يشرفني أن اقترح عليكم .........



2- روح المسؤولية :

إن الكتـابات الإدارية تلزم الإدارة أمام العموم، فالسلطة الموقعة للوثيقة هي التي تتحمل مسؤولية ما تتضمنه هذه الوثيقة ولو لم تصدر عنها.

وتتجلى هذه المسؤولية بالكيفية التالية :
بيان السلطة الموقعة : يجب ذكر اسم الموقع بوضوح مما يعطي أهمية للتوقيع، كما يجب أن يكتب الاسم كاملا أسفل توقيعه مع بيان صفته القانونية، وان اقتضى الحال السلطة التي خولت له حق التوقيع.
- توقع المراسلة مبدئيا من طرف أعلى سلطة في المصلحة، عمليا يؤدي تفويض التوقيع إلى مرونة في هذا المبدأ.
- تحرر المراسلة بصيغة المفرد المتكلم : ضمير المتكلم "أنا" يلزم مسؤولية المعبر.

وبما أن الموقع يلزم نفسه ويلزم الإدارة كذلك، فيتعين عليه أن يعبر بتحفظ كلما تعلق الأمر باتخاذ قرار لا يدخل في نطاق اختصاصاته، أو بتبليغ وقائع وتصريحات لم يتمكن من التحقيق منها.

ويتعين كذلك عند تبليغ تصريحات الغير ألا يذكر تعريفه أو اسمه، والموقع نفسه هو الذي يتحمل المسؤولية وعليه في هذه الحالة أن يتخذ احتياطاته، وهذا أيضا من باب المجاملة إزاء الغير بحيث لابد من التحري قبل توجيه التهمة. مثلا :
بدل : أخبرني السيد الحداوي أنكم قمتم بسرقة. نقول بلغني أنكم قد تكونوا متهمين بسرقة.
بدل : أثار انتباهي السيد الحداوي أنكم لن تنظروا في قضية .. في الآجال المحدد لها.
نقول : أثير انتباهي إلى أن القضية ... لم ينظر فيها بعد.

3- الموضوعية :

تعمل الإدارة في خدمة الجميع والصالح العام، ولذلك عليها أن تتصف بالنزاهة والموضوعية، كما يجب أن لا تعبر عن المشاعر الشخصية. فمحرر الوثيقة نادرا ما يكون موقعها، لهذا ينبغي أن يمسك عن الإعراب عن المشاعر. ومن جهة أخرى فإن الموقع لا يحرر باسمه ولكن باسم الإدارة وبناء على المهام التي يزاولها داخل المصلحة ويجب أن تكون الوثيقة الموقعة ممكنة القبول من طرف أي موظف أنيطت به نفس المهام.

فعلى المحرر إذن أن يتجنب التعابير التي يطغى عليها الطابع العاطفي والشخصي والتعسفي أو الانفعالي : متمنيات، أمل، فرح، حزن، قلق ....
أمـثـلة :
لا نكتب : أعلن لكم عن (لأنها عبارة مفاجئة ومزعجة)
بل نكتب : يشرفني أن أنهي إلى علمكم أنه .......
بدل : في انتظار جواب إيجابي تفضلوا بقبول ....
نقول : تفضلوا بقبول ... (مع حذف كل ما سبق)
بدل : سأكون سعيدا بأن تأخذوا طلبي بعين الاعتبار
نقول : سأكون ممنونا لكم إذا أخذتم طلبي بعين الاعتبار
إني آسف إذ لم أتمكن أن أستجيب لطلبكم
يؤسفني أنني لم أتمكن من الاستجابة لطلبكم

ملحوظة : يجوز استعمال عبارة "يؤسفني أن" عوض "يشرفني أن" لتخفيف جواب سلبي، كما يمكن استعمال صيغة "يسعدني أن" في رسالة شخصية عندما نريد أن نؤكد على الجانب الشخصي لهذه المراسلة لكي نعلن عن قرار إيجابي لمخاطب معروف (ترقية، نجاح في مباراة، إنعام بوسام).

4- المجاملة :

تعتبر المجاملة نتيجة للموضوعية، وهي واجبة عن المرعيين الذين هم أيضا مواطنين جديرين كذلك بالاحترام، وتطبق هذه المجاملة كذلك بين المصالح، حيث تتجلى في احترام الفوارق التسلسلية، فعلى المكتوب الإداري أن يتجنب التعابير المزعجة (المضايقة) أو المحتقرة، وكذلك التقديرات (الملاحظات) الصارمة.

هكذا لا يجوز أن نقول :
- قراركم عبارة عن نسيج من البلاهة (الغباوة) ولكن قراركم تنقصه الواقعية.
- طلبكم تافه أو مثير للسخرية ولكن طلبكم لا أساس له من الصحة
- لم أفهم كيف تمكنتم من تحرير مثل هذا الطلب الرديء.

ولكن استغراب كونكم قمتم بتحرير مثل هذا الطلب.

ويتجنب المكتوب الإداري أيضا إعطاء صيغة جد عنيفة للأجوبة السلبية التي هو بصدد التعبير عنها، سيما عند مكاتبة شخص من خارج الإدارة بل بالعكس أن يخفف من حدة هذه الأجوبة السلبية.

وهكذا لا نقول :

أرفض طلبك، أو يؤسفني أن أخبرك بأن طلبك غير مقبول، بل نقول : في الظروف الراهنة لا يمكنني أن أستجيب لطلبك.

أو أخذت طلبك بعين الاعتبار وسيحظى بالقبول عندما تسمح الظروف بذلك.

وعندما نريد أن نعبر عن أمر يجب تلطيف الصيغة المستعملة في التعبير ما عدا عند ضرورة فرض السلطة.

لا نقول مثلا :
- انقل إلى هذا الملف بل أرجوك أن تتفضل بنقل هذا الملف إلي.
- اعمل على أن تهتم أكثر بمعالجة القضايا ...
بل، أولى اهتماما في معالجة القضايا.......

وكما سبق القول بصدد الحديث عن المسؤولية، يجب تفادي تسمية الأشخاص الخارجين عن الإدارة كلما كان هذا الأمر يؤدي إلى إحراجهم.
هكذا لا يجوز أن نقول :
أبلغني الدكتور الحمداوي بأنكم قمتم بتصريحات خاطئة بشأن حالتكم الصحية. بل بلغني بأنكم قمتم بتصريحات خاطئة في شأن حالتكم الصحية.

وهناك صيغ أخرى تستعمل مثلا :
- يبدو لي من المؤسف.
- أعتقد أنه كان من الملائم جدا أن ....
- أعتقد أنه كان من الأفضل

وتساعد هذه الصيغ في التخفيف من حدة التعبير عن عدم الرضى.

5- الحـذر :

ترتبط هذه الصفة ارتباطا وثيقا بروح المسؤولية وبالموضوعية، والمجاملة، ويجب أن يتصف المكتوب الإداري دائما بالحذر لأنه :
- يلزم مسؤولية الإدارة بأكملها.
- كل خطأ أو إهمال أبرزه مكتوب إداري، سيعزيه الجمهور إلى مجموع الإدارة وحتى إلى الحكومة أن اقتضى الحال.
- إن الإجراء المتخذ من طرف موظف، يجب أن يكون ممكن القبول من طرف خلفه في نطاق استمرارية العمل الإداري.
- كل حكم غير سليم يمكن أن يلحق ضررا بالغا وبدون مبرر بالشخص المعني بالأمر.

نتيجة ذلك، سيحصل فارق دقيق في الإثباتات والتقديرات والمتمنيات المعبر عنها غالبا بتحفظ، وكذلك الحال عندما لا نراقب شخصيا صحة الوقائع التي يأتي بها الغير، سيما إذا تعلق الأمر باتهامات، ففي هذه الحالة لا نتخذ أي موقف إلا بعد البحث عن الأدلة الصحيحة ومنح المعني بالأمر فرصة لتقديم التفسيرات (أو التبريرات) اللازمة.

وأخيرا أصبح من الضروري في بعض الأحيان بالمستقبل كثيرا ومراعاة إمكانية مراجعة التقارير على ضوء المعطيات الجديدة.
ولتلطيف صيغة التعبير عن أي رأي أو وجهة نظر يمكن استعمال بعض الصيغ التالية : في نظري، من جهتي، فيما يخصني، يظهر لي، يبدو لي .....

أمثلة :
بدل : نقول :
ارفض نهائيا طلبك
اعتبر من الضروري مراجعة هذا الموقف
حسب الإشاعات التي بلغتني، إنكم متهمين

يجب حينا تقديم اقتراح مضاد
انكم نسيتم تماما مقتضيات المذكرة رقم … التي توضح ….

حسب معلوماتي فإن الوضعية تحسنت لكن ليست

بعد جيدة في الظروف الراهنة يستحيل علي أن أستجيب لطلبك
أرى من جهتي أنه من الأفضل مراجعة هذا الموقف
حسب الإشاعات التي بلغتني تكون قد قمتم بالشطط في استعمال السلطة.

لي من الملائم تقديم اقتراح مضاد في أقرب الآجال.


لا تجهلون مقتضيات المذكرة رقم .. التي توضح ..

قد يبدو أن الوضعية تتحسن، لكن أرى من جهتي أنه
يجب العمل أكثر.
إن هذا الحذر في التعبير يجعل الأسلوب الإداري شبيها بالأسلوب الديبلوماسي

6- الدقة والصحة :
تعتبر هـاتان الصفتان ضروريتان لوثيقة من وثـائق العـمل التي ينبغي أن تكون واضحة ومفهومة من لدن الجميع حتى يتمكنوا من تطبيق مقتضياتها واستخلاص نتائجها في عملهم، كما يجب أن تكون هذه الوثيقة قابلة للمطابقة ومرتبة بنفس الطريقة من طرف جميع مستعمليها.

هذه الوثائق مدرجة في ملف يجب أن تمكن كل موظف من الرجوع إلى القضية التي سبقت معالجتها من طرف سلفه، كما يجب التعبير بحذر عن كل ما هو ملتبس إما كل ما هو يقيني ومتحقق منه يجب أن يعبر عنه بصحة ودقة وبتعبير موحد في سائر أنحاء البلاد.
وتعتبر ضرورية كل الميزات (أو الإشارات) التي تمكن من مطابقة الوثيقة والعثور على سوابقها : التاريخ، رقم التسجيل، الموضوع، المرجع، تعريف الموقعين والمرسل إليه. كما يجب وضع التاريخ كاملا وبكل وضوح (اليوم بالأرقام، الشهر بالحروف والسنة بالأرقام)

كما يجب أن تكون المراجع كاملة، سواء تعلق الأمر بالمراسلات السابقة وبالنصوص التنظيمة وتجتنب الرموز الغامضة بالنسبة لغير المطلعين، وإذا اقتضى الأمر استعمالها فيجب أن تكون مكتوبة في الوثيقة من قبل بصفة كاملة (ما عدا رقم التسجيل والمرجع).

وعندما نرجع إلى نص قانوني، نعرض منه بإيجاز الجزء المهم الذي نقيم عليه دليل النص.
أمثلة :
لا نكتب بل تكتب :
- الرباط في 10-12-1982
تبعا لإرساليتكم المؤرخة في 10 من الشهر الجاري
جوابا على رسالتكم تحت مرجع م.و.أ. % و.ع.852 - الرباط في 10 دجنبر 1982
تبعا لإرساليتكم المؤرخة في 10 دجنبر 1982

جوابا على رسالتكم عدد .... بتاريخ ... رقم 852 (و.ع % م.أ.ع)

يجب كتـابة الرقم أولا ثم المصـالح حسب التسلسل الإداري (الوزارة، المديريـة، القسم، المصلحة)
- بناء على الفصل 5 من المرسوم رقم 542.72
542.72 يجب عليكم المؤرخ في 15 ماي 1972 بمثابة ... يجب عليكم.

7- الوضوح، الإيجاز والفعالية :
هذه الصفات تنبثق عن الصفات السالفة الذكر، ويكون النص واضحا إذا كان دقيقا وصحيحا وكلما تم استعمال كلمة صحيحة في مكانها المناسب كذلك إذا تم تجنب الاستطرادات الزائدة والجمل والصيغ الأكثر تعقيدا.

يجب تفادي الأسلوب المرتبك الناتج عن توالي الجمل بدون ارتباط فيما بينها إلا إذا كانت جملة طويلة ولكنها منسقة تؤدي المعنى أكثر من عدة جمل قصيرة. ويتم الوضوح على العموم باجتناب الجمل الطويلة، ومن جهة أخرى يجب الاقتصار على ما هو أهم وضروري باستعمال الصيغ الدقيقة والصحيحة واجتناب التوابع والأشياء الزائدة ... وبفرض الإيجاز، لأن المكتوب الإداري هو وسيلة للعمل بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءة المكتوب بل يجب أن يجد القارئ كل العناصر التي تهمه بدون تعقيد.

وهنا نصل إلى آخر صفة، التي يجب أن تنتج عن أحسن تطبيق للصفات السابقة وهي :



الفعالية :

يجب أن تؤدي كل وثيقة إلى حل ملائم للمشكل المطروح وأن تمكن تحقيقه في أقرب الآجال، علاوة على صفات الأسلوب، ينبغي أن يدرس المشكل جيدا قبل تحرير الجواب وهناك عناصر وحلول مختلفة يجب أخذها بعين الاعتبار، كما يجب التخلي عن جميع الاعتراضات.

سيعمل المحرر على حل المشاكل التي هي من اختصـاص الموقع دون التعبير عنها، وإذا أخطأ المراسل في المصلحة، يقوم المحرر بإيفاذ رسالته مباشرة إلى المصلحة المختصة مع إشعار المرسل بهذا الإيفاذ.

وإذا وجب علينا إعطاء تفسيرات لأحد المرسلين فيجب أن نعطيها له كاملة وبوضوح.


وخلاصة القول يجب استخدام جميع الوسائل حتى نتفادى ضياع وقت المرعيين والإدارة معا.

8- التجانس :
تجانس الأسلوب الإداري ما هو إلا نتيجة ملاحظة القواعد المعبر عنها من طرف المحررين كيفما كان مقر تعيينهم أو المصلحة التي ينتمون إليها، كما يعبر تجانس الأسلوب عن سلطة واستمرارية الإدارية.

وختاما يمكن أن نستنتج أن كل صفات المكتوب الإداري السالفة الذكر لها مبررها الدقيق وهي ناتجة عن ضروريات المصلحة وتثبت بالاستعمال والتطبيق الطويل المدى.

لقد أصبحت إذن قواعد التحرير مفروضة على كل محرر إداري.


البـاب الثـاني :
الصيغ الخاصة بالتعبير الإداري


سبق أن أشرنا إلى أن التحرير الإداري لا يفترض أسلوبا ونحوا خاصا، غير أن خصوصيته تفرض عليه بعض المصطلحات وبعض التعابير والصيغ الخاصة التي تتكرر أكثر من غيرها والتي باستعمالها تسهل مأمورية المحرر. وكما هو الشأن في كل تسلسل اختصاصي أو مهني تستعمل هذه المصطلحات غالبا إما لأنها متطابقة أكثر مع حاجيات الإدارة أو لأنها تبرز فوارق دقيقة في المعنى غالبا ما تفرضها طبيعة الإدارة.

1) صيغ النداء :

أ‌- نداء الخواص : إن الصيغة المستعملة عند مكاتبة الخواص هي :
"السيد" أو "السيدة" أو "الآنسة".

وبالنسبة لرئيس أو مدير مؤسسة تجارية أو صناعية أو مؤسسة تعليمية نقول :
"السيد المدير" أو "السيدة المديرة"

أما بالنسبة لوكيل أو محام أو محضر أو موثق فنتوجه إليه قائلين :
"أستاذ" كما يستعمل نفس النداء عند مكاتبة فنان شهير أو كاتب أو رسام أو نحات أو موسيقار.

ب‌- نداء السلطة :

السلطات الديبلوماسية والقنصلية :
- بالنسبة للسفير : "السيد السفير"
- المبعوث غير العادي، والوزير المفوض : "السيد الوزير"
- المكلف بالشؤون الخارجية : "السيد المكلف بالشؤون ..."
- القنصل العام والقنصل : "السيد القنصل العام" "السيد القنصل"

السلطات السياسية والإدارية :
- الوزير وكاتب الدولة : "السيد الوزير" ويحتفظ بهذا اللقب حتى بعد انتهاء المهام.
- رئيس المجلس الأعلى ورئيس أو خليفة رئيس جمعية وطنية أو مجلس إقليمي : "السيد الرئيس" "السيدة الرئيسة" وهنا يحتفظ أيضا باللقب حتى بعد انتهاء مزاولة المهام.

ج- امتداد اللقب أو الوظيفة إلى الزوجة :

إنه مبدأ أصيل أن الشرف لا يفوض وان اللقب المحصل عليه في وظيفة لا يمتد من الزوج إلى الزوجة أو عكس ذلك وقد يحصل أحيانا ونحن نتحدث عن امرأة محام أو ضابط أو نائب برلماني أن نؤنث لقب زوجها :
"العميدة" "الرئيسة" وهو أسلوب يشمل نوعا من السخرية، وعلى أية حال ينبغي ترك هذه النداءات في الأسلوب الإداري.


2) صيغ البدء :

يمكن بدء تحرير مراسلة إدارية سواء بالإسناد إلى عنصر سابق أو بصيغة إخبار أو بدون ذلك.

أ‌- استنادا إلى عنصر سابق :
- بالرسالة المؤرخة في ... أردتم أن تلفتوا انتباهي إلى ...
- جوابا على رسالتكم عدد ... بتاريخ ... يشرفني أن أنهي إلى علمكم ....
- تبعا لإرساليتكم بتاريخ .... تحت عدد ... يشرفني أن أحيطكم علما .....
- بالمكالمة الهاتفية بتاريخ ..... أطلعتموني على .....
- بناء على ما ورد في خطابكم ....

ب‌- بصيغة الإخبار أو بدونها :
- يشرفني أن أحيطكم علما .....
- يشرفني أن أخبركم ...
- يشرفني أن أنهي إلى علمكم ...
- يشرفني أن أوجه إليكم
- يشرفني أن أثير انتباهكم
- أرجوكم أن تتفضلوا باستلام الوثائق صحبته.

3) صيغ العرض أو المناقشة :

ونذكر منها على سبيل المثال لا الحصر :
أشير، أدون، ألاحظ، أضيف، أثبت، أذكر، إلخ...

أ‌- مع تلطيف الصيغة :
- أستسمح بأن أشير (أو أذكر أو أوضح) إلى ....
- لا يسعني إلا أن أشير أو أثبت
- لا يخفى على أن ....
- لا أنسى أن ...
- يبدو من الأفضل والملائم ......

ب‌- بسلطة : (تستعمل هذه الصيغ غالبا لاستنساخ خلاصة العرض)
- يحق لي، يحق لكم، يحق لك
- قد أكون مضطرا إلى ....
- أدعوكم إلى ....
- أطلب منكم أن ....
- ألفت انتباهكم إلى ....
- أولى اهتماما .....

4) الصيغ الرامية إلى استدراك بعض الأدلة :
- لا يخفى علي .... لا أشك في .....
- لست دون علم به ....
- لا يخفى عليكم ...، لا تجهلون ....

5) صيغ السرد :
- في بداية الأمر، في نهاية الأمر
- أولا، ثانيا
- من ناحية، ومن ناحية أخرى
- فضلا عن ذلك، في النهاية، وأخيرا
- بصفة رئيسية، بصفة عامة، بصفة ثانوية
- بما أن، نظرا لـ، اعتبارا لـ، بناء على، استنادا إلى، وفقا لـ،

6) صيغ الانتقال :

الغرض منها تمكين المحرر من الانتقال من فكرة إلى أخرى ومثالها :
- من جهة، ومن جهة أخرى أو من ناحية أخرى
- بخلاف، بعكس، على النقيض من ذلك.
- علاوة على، زيادة على ذلك، بالمقابل.

7) صيغ توضيح الفكرة أو تقديم وجهة النظر :

1- في هذا الموضوع، في هذا الصدد، في هذا الشأن، في الواقع، بالفعل (فعلا) بالطبع (طبعا)، بالخصوص(مبدئيا)، لا سيما (خاصة)، مع ذلك، فضلا عن ذلك زد على ذلك، على كل حال، مهما حدث، بصفة عامة، عندئذ، وحينئذ، آنئذ.

2- في نظري، حسب رأيي، حسب فهمي، من جهتي، ومن ناحيتي، فيما يخصني.

Cool صيغ الاختتام : (الخاتمة)

إن كل رسالة- باستثناء المراسلة بين المصالح الإدارية- تنتهي بالضرورة بصيغة المجاملة التقدير، ويجب أن تعبر هذه الصيغة عن الاعتبار والاحترام الذي يريد الموقع أن يعرب عنه للمرسل، كما ينبغي أن تختلف درجة هذه المشاعر حسب الوضعية والسن والجنس ودرجة صداقة المتراسلين.

ويمكن أن تغير صيغ الاعتبار والتقدير بدون حدود ولا نهاية في حين يجب احترام بعض القواعد التالية :
- تفضل بقبول عبارات الإخلاص، تفضل بقبول أكيد ...

والمرؤوس عند مكاتبة رئيسه يقول : تقبل سيدي الرئيس "عبارات" الاحترام والإخلاص وليس "أكيد" في الواقع أن صيغة أكيد تنطوي نوعا ما عن العجرفة، لذا يجب أن يحذر المحرر في استعمالها.

- إن للمشاعر والعواطف استعمال محدود في الإدارة وعلى سبيل المثال يمكن أن نوجه إلى سيدة "عبارات مشاعرنا الخالصة" في حين لا يمكن بدورها توجيه مشاعرها إلى الرجل.

- كما أن صيغة "فائق الاعتبار" تخصص للشخصيات السامية، الوزراء، رؤساء وخلفاء رؤساء الجمعيات الوطنية، رئيس المجلس الأعلى، والسفراء.

وأخيرا في الرسائل الشخصية ذات الصبغة الخاصة، فإن صيغة المجاملة هي من مبادرة الكاتب الذي يستعملها لتنويع عبارات مشاعره، إلا أنه في جميع الحالات، لا يجب الإفراط في استعمال الصيغ مثل : "صديقي العزيز" أو "صديقي" كما أن الصيغ التالية "سيدتي العزيزة" أو "آنستي العزيزة" لا يجب أن تستعمل إلا مع الأشخاص من نفس الجيل أو أقل سنا من الموقع إن لم تكن علاقات الصداقة مع هذه الأشخاص.


ملحـوظة :
إن الصيغ الوحيدة التي يجب أخذها بعين الاعتبار فيما يخص الرسائل التي تهمنا في الإدارة هي التالية :
1- ما بين الشخصيات السامية : تفضلوا بقبول أسمى عبارات الاعتبار والتقدير.
2- ما بين الشخصيات الدبلوماسية :
- تفضلوا سيدي السفير بقبول أكيد (أو فائق) اعتباري
- أرجوكم أن تتفضلوا سيدي السفير بقبول خالص اعتباري
3- من مرؤوس إلى رئيس :
- تفضلوا سيدي (أو سيدي الرئيس) بقبول خالص (أو فائق) الاحترام والتقدير.
4- إلى شخص من خارج الإدارة :
- تفضلوا بقبول فائق اعتباري
- أو أرجوكم أن تتفضلوا بقبول فائق اعتباري

ملاحظة عامة :
لا يجب أبدا أن ننهي رسالة بإحدى الصيغ أو التعابير التالية :
"في انتظار جواب ملائم لطلبي، أرجوكم قبول...."
"آملا أو راجيا منكم تخصيص جواب ملائم لطلبي ..." إلخ.

لأن التعبير على هذا النحو قد يفيد أن صيغة الاحترام والتقدير لا تقدم إلى المرسل إليه إلا بعد تمام الاستجابة لرغبة الموقع، غير أنه يمكن تقديم الشكر على الاهتمام البالغ الذي أولاه المرسل إليه للطلب المبعوث إليه وكذا تقديم عبارات الاحترام والتقدير.

وتجب الإشارة في الأخير إلى انه يجب تفادي صيغ المجاملة في الرسائل الإدارية. كما يجب اجتناب الصيغة الاستفهامية في التعبير الإداري، ويمكن صياغة التساؤلات والاستفسارات بصفة غير مباشرة مثلا :
- السؤال مطروح لمعرفة هل ....
- من حقكم أن تقرروا هل سيكون....
- يبدو لي من الأفضل أن .......


البـاب الثـالث :
تهـيـئ التحـريـر

إن معرفة جميع العناصر التي درسناها لحد الآن، لا تكفي للقيام بتحرير جيد، بل إنه يتطلب قبل كل شيء معرفة تامة للمغزى ومجهود في التفكير والتحضير وترتيب الأفكار قبل الشروع في التحرير النهائي.

أ‌- معرفة الموضوع :

إن أول شرط للتحرير الجيد هو أن يعرف المحرر في البداية ما سيقوله، ويبدو هذا من البديهي، رغم ذلك كثيرون أولئك الذين يشرعون في تحرير رسالة أو تقرير دون معرفة ما سيضعونه بالضبط. من الضروري إذن، أن تكون لدينا فكرة واضحة على ما يراد عرضه، هذه الفكرة أحيانا ما تكون مبهمة في الأصل يجب أن توضح وتوسع أكثر.

لهذا يجب وضع جميع الأفكار على الورقة لترتيبها ثم تنسيقها.

ب‌- وضع التصميم :

يعتبر وضع التصميم عملا هاما لأنه من خلاله نقيم أهمية التحرير، ومن الضروري أن يشتمل على ثلاثة عناصر رئيسية وهي :

1- المقدمة :
الغرض من المقدمة هو تهيئ وإعلام القارئ بالاعتبار بما سيتم عرضه من بعد، وتحضى المقدمة بأهمية خاصة بالنسبة للتحرير الإداري، حيث يجب أن تتضمن بعض العناصر الضرورية (تاريخ المراسلات السابقة موضوع هذه المراسلات إلخ ...)

وعليه، إذ كان ينبغي أن تكون المقدمة جوهرية فيجب أن تكون فـي نفس الوقت مختصرة، واضحة ودقيقة، ولا بأس أن نكرر في كل مرة أن كل ما لا يساعد على الفهم الجيد يعتبر غير مفيد فيجب اجتنابه بالكل.

2- العرض (عرض الموضوع) :
ينقسم عرض الموضوع إلى قسمين أو إلى ثلاثة أو إلى أربعة أقسام على الأكثر، وذلك حتى يرسخ التصميم بكيفية سهلة وواضحة في ذهن القارئ، كما تأخذ كذلك بعين الاعتبار أثناء تحرير العرض المبدئين التاليين :
- توازن كل الأقسام فيما بينها
- تقديم في البداية الوقائع والحجج القليلة الأهمية لنختتم بالتي هي باتة وقاطعة.

3- الخاتمة :
كالمقدمة يجب أن تكون الخاتمة مختصرة تستخلص النتائج التي تحسم من خلال ما سبق قوله في العرض كما يجب الاعتناء بها جيدا سواء من حيث الشكل أو المضمون، لأنه غالبا ما يتأثر القارئ بانطباعات الجمل الأخيرة.

ملحـوظة :
ينبغي أن لا تتضمن كل رسالة إلا مسألة واحدة للمعالجة وإذا كان الأمر يتعلق بتسوية قضايا مختلفة مع نفس المراسل فمن الأفضل آن تخصص رسالة لكل قضية على حدة، وذلك لتسهيل الترتيب والمعالجة اللاحقة من طرف المصلحة المرسل إليها.

المرجع:وزارة العدل/مديرية الموارد البشرية
قسم التكوين والتتبع والتقييم
مصلحة التكوين والتداريب
إنجاز:الأستاذ مصطفى الداشي
رئيس قسم التعاون بالوظيفة العمومية


Admin
Admin

عدد المساهمات: 1147
تاريخ التسجيل: 05/03/2012

http://alhoriyat.worldgoo.com

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى